Jaki jest cel prowadzenia ewidencji obecności zatrudnionych?
Rejestracja czasu pracy jest niezbędna do właściwego ustalania wynagrodzenia. Ewidencja powinna obejmować nie tylko dni, ale również wszystkie faktyczne godziny obecności pracowników. Na tej podstawie dokonuje się dokładnego wyliczenia pensji oraz dodatkowych świadczeń.
Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko prowadzenie ewidencji, ale również udostępnianie jej osobom zatrudnionym do wglądu. Dany pracownik może zobaczyć dokument dotyczący wyłącznie jego przepracowanych godzin i wynagrodzenia. Nie ma prawa zapoznawać się z kartami ewidencyjnymi innych współpracowników.
Co należy wiedzieć o ewidencji?
Przepisy prawne nie narzucają żadnego konkretnego sposobu dokonywania rejestracji czasu pracy. Nie podają też jej zakresu. Każdy pracodawca powinien jednak wiedzieć, że przy tej okazji musi uwzględnić pracę w dni robocze, niedziele i święta, nadgodziny oraz urlopy, zwolnienia i inne nieobecności.
Ewidencja dotyczy każdego zatrudnionego, od pierwszego do ostatniego dnia jego pracy. Najlepiej dokonywać jej w formie comiesięcznej, zgodnie z częstotliwością wypłaty wynagrodzeń.
W przypadku niewłaściwego prowadzenia ewidencji lub całkowitego zaniedbania tego obowiązku, pracodawca musi liczyć się z konsekwencjami. W pierwszej sytuacji może być to zwykły wniosek o dokonanie poprawek lub dopisanie wymaganych danych, natomiast drugi wariant wiąże się z karą finansową o wysokości do kilkunastu tysięcy złotych, a nawet postępowaniem sądowym. Oczywiście w późniejszym terminie trzeba będzie uzupełnić ewidencję za zaległy okres oraz wypłacić należności z tego tytułu.
Warto zwrócić uwagę na to, że rejestracja czasu pracy odbywa się zupełnie inaczej wobec tych zatrudnionych, którzy: pracują według systemu zadaniowego, zarządzają firmą w imieniu pracodawcy lub otrzymują ryczałt za nadgodziny bądź godziny nocne. W takiej sytuacji ewidencja jest znacznie uproszczona. Od pracodawcy wymaga się wówczas zapisywania dni, w których dany zatrudniony był obecny, bez konieczności podawania godzin.
Sposoby prowadzenia ewidencji czasu pracy
Przez długie lata sprawdzanie liczby przepracowanych dni, godzin oraz wszelkich zwolnień i urlopów odbywało się w formie pisemnej i przypominało listę obecności z lat szkolnych. Niestety, w ten sposób dochodziło do rozbieżności pomiędzy tradycyjną ewidencją a rzeczywistym czasem pracy.
Obecnie wiele firm i zakładów pracy postawiło na nowoczesne rozwiązania i systemy RCP. Dzięki temu ewidencja odbywa się w formie elektronicznej, poprzez stosowanie foto-rejestracji, kart biometrycznych i zbliżeniowych. Jest to o wiele bardziej precyzyjna metoda, która pozwala prawidłowo ustalić faktyczny czas pracy.
Artykuł powstał przy współpracy z z firmą PTC SECURITY SYSTEMS dostawcą rozwiązań z zakresu rejestracji czasu pracy. Więcej na stronie firmowej http://biofinger.pl/
